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Guía rápida de trámites para poner en marcha tu primera empresa

Pese a que poner en marcha una empresa en España no es complicado, sí que tiene una buena dosis de burocracia. Aquellos que se enfrentan a la tarea de constituir su primera empresa suelen descubrir que tienen que llevar a cabo más trámites de los que se imaginaban. Lo más sencillo en estos casos es socilitar asesoramiento en un PAE (Punto de Atención al Emprenedor), organismo que nos puede ayudar en la gestión de estos trámites. Si queremos tener éxito, deberemos dominar los siguientes:

Trámites esenciales para constituir tu empresa

A la hora de poner en marcha tu empresa, deberás seguir algunos trámites. Algunos dependerán del tipo de actividad que vayas a poner en marcha y otros sólo serán necesarios en el caso de que vayas a contratar trabajadores. Veamos a continuación las distintas gestiones que tendrás que tener en cuenta.

Trámites generales

Independientemente de tu sector de actividad o el tipo de empresa que quieras poner en marcha, hay una serie de trámites que sí o sí deberás realizar. Son los siguientes:

Alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores

Quienes quieran poner en marcha su empresa deberán formar parte del Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Para ello deberán presentar una declaración de alta en el mismo, utilizando el modelo 036 ó 037. De igual modo se deberá presentar en casos de variación y baja.

Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)

A menos que no cuentes con una capital social muy elevado, lo normal es que te des de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos, ya sea porque trabajas como profesional independiente, ya sea porque junto con tus socios, quieres formar un tipo de sociedad que se ajuste a este régimen (como una SL).

Alta de socios y administradores en los regímenes de la seguridad social

Pese a lo anterior, dependiendo del tipo de sociedad que constituyas y la participación en el capital social de cada socio, puede exigir el alta de alguno de ellos en otro tipo de regimen de la Seguridad Social.

Obtención y legalización del libro de visitas

El libro de visitas es el que registra y anota las actuaciones de la inspección de trabajo. El libro de visitas puede ser de papel o electrónico. Los empresarios conservarán estos libros a disposición de la Inspección de Trabajo durante un plazo mínimo de cinco años a partir de la fecha de la última diligencia.

Legalización del libro de actas, del libro registro de socios, del libro registro de acciones nominativas y del libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad

La legislación actual obliga a las sociedades mercantiles a llevar unos libros-registro (de actas, de socios o de acciones) y a realizar anualmente su presentación en el Registro Mercantil Provincial.

Legalización del libro diario y del libro de inventarios y cuentas anuales

Todos los empresarios que lleven su contabilidad según las disposiciones del Código de Comercio deberán elaborar los siguientes documentos contables: un libro diario y un libro de inventarios y cuentas anuales.

Obtención de un certificado electrónico

El certificado electrónico posibilita firmar documentos electrónicos e identificar inequívocamente al propietario de la firma. Podemos presentar la solicitud en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Trámites según nuestra actividad económica

Dependiendo del tipo de actividad que queramos poner en marcha, deberemos llevar a cabo una serie de trámites específicos con el sector en el que se va a inscribir nuestra empresa. Estos son los principales que deberemos tener en cuenta:

Licencia de actividad

Deberemos solicitar las licencias pertinentes en función de las instalaciones y locales que vamos a ocupar, nuestra actividad específica (comercio, restauración, juego, etc.) y de funcionamiento.

Inscripción en organismos oficiales y registros

En función de la actividad desarrollada se deberá comunicar con carácter obligatorio el inicio de la actividada las distintas administraciones, autoridades y registros que nos correspondan.

Registro de ficheros de caracter personal

Tras la aprobación de la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) y la GDPR (General Data Protection Regulation) deberemos registrar los ficheros de caracter personal para garantizar el derecho a la protección de dichos datos.

Trámites para la contratación de trabajadores

En caso de que más allá de los socios, en nuestra empresa queramos contratar a trabajadores, deberemos seguir los siguientes trámites adicionales.

Inscripción de la empresa

La inscripción es el acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna al empresario un número para su identificación y control de sus obligaciones (Código de Cuenta de Cotización).

Afiliación de los trabajadores

Acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a las personas físicas su inclusión por primera vez en el Sistema de Seguridad Social.

Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social

Todo empresario que contrate a trabajadores deberá comunicar el alta en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda.

Alta de los contratos de trabajo

Este trámite consiste en realizar la legalización o alta de los contratos de trabajo de los trabajadores por cuenta ajena.

Comunicación de apertura del centro de trabajo

Constituida la Sociedad o decidida por el empresario la iniciación de su actividad, se deberá proceder a la comunicación de apertura del centro de trabajo, a efectos del control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral.

Obtención del calendario laboral

Las empresas deben exponer en cada centro de trabajo el calendario laboral, que deberá estar en lugar visible.

Un artículo escrito por Rodolfo de Juana

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