Herramientas de Comunicación

4 trucos fáciles de Excel que te harán parecer un experto

Estos son algunos trucos avanzados de Excel que harán que ahorres horas y horas de trabajo automatizando algunas tareas o mejorando mucho su representación visual.

Excel es probablemente de los programas más populares del mundo de la informática, sobre todo para personas que manejan grandes volúmenes de datos e información. Para ellos son especialmente útiles todos esos trucos de Excel que ahorran tiempo y esfuerzo.

Durante años esta aplicación se ha perfeccionado con nuevas funciones y características que hacen más fácil la vida de sus usuarios. Digamos que Excel es cada vez más inteligente y predice mejor lo que el usuario va a hacer a continuación, algo que termina llegando también a otras aplicaciones parecidas como Hojas de Cálculo de Google o LibreOffice Draw.

De todos los que existen, hemos elegido cinco trucos de Excel para todos los niveles.

1. Gráfico en cascada

Excel permite generar varios tipos de gráficas, algunas más visuales que otras. Para elaborar una que muestre la progresión, ya sea económica de otro tipo, las gráficas en cascada son perfecta.

Su ventaja es que la barra comienza a crecer justo donde terminó la del ejercicio anterior, a diferencia de los gráficos de barras tradicionales. Es de los que más crecen en usuarios, y seguramente ya te haya llegado algunos similar.

Para insertar una sólo tienes que seleccionar todos los datos e ir a Insertar > Insertar gráfico en cascada o de cotizaciones > Cascada.

Automáticamente se generará con los datos que le hayas proporcionado.

2. Formato condicional

El formato condicional es un truco de Excel para visualizar mejor datos, presupuestos y otro tipo de información que pueda destacarse con colores o formatos, digamos negrita, cursiva o subrayado.

Por ejemplo, puedes hacer que las celdas con números inferiores a cero se coloreen automáticamente de rojo.

Es fácil: ve a Inicio > Formato Condicional y selecciona luego la sección de la tabla que quieras condicionar por formato. En la ventana de la derecha elige en qué casos quieres dar formato y qué formato será.

3. Tablas pivote

Imagina que has hecho una tabla pero ahora quieres que las columnas pasen a ser filas o viceversa, o directamente quieres ver los datos de otra forma, con otros nombres para cada valor.

Es fácil de hacer y se llaman tablas pivote, aunque tardarás varios minutos en controlarlas. Sólo tienes que seleccionar la tabla a pivotar e ir a Insertar > Pivot Table

Se creará una nueva hoja de Excel. A la derecha tienes que arrastrar valores hasta su lugar e ir viendo si te satisface el aspecto que va tomando tu tabla.

4. Elabora tablas de previsiones

Vamos con otro truco de Excel para crear tablas, esta vez de previsión. Es especialmente recomendable para saber cómo evolucionará un balance contrable según la información de la que ahora dispones.

El primer paso es seleccionar la serie de datos. Cuando ya lo hayas hecho, ve a Datos > Previsión > Hoja de Previsión.

Escrito por Eduardo Álvarez

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