Correo y Agenda

5 detalles a vigilar antes de enviar un correo importante

Escribimos tantos correos que ya no prestamos atención a ese gesto, vulgar, repetido, monótono. Y ese automatismo es un gesto clave para ti porque define cada día tu manera de hablar a distancia, y coordinarte en temas en los que seguro que te va mucho.

Es cierto que hay correos y correos. Algunos, los importantes de verdad, en esos donde “te juegas la vida”, no hace falta decir nada porque seguro que los repasas hasta la saciedad. Cómo escribes, lo que pones y cómo lo pones, detalles que no puedes olvidar… esos mensajes los relees dos, tres o cinco veces si hace falta.

¿Pero qué pasa con los otros correos (igualmente importantes) que por repetidos los escribes en modo piloto automático? Ahí es donde fallamos la mayoría. Y por ahí es por donde se nos cuelan muchos problemas, malentendidos y desajustes llamados “urgencias”, “marrones” o “líos”.

Te propongo un cambio: cuidar desde ahora esos correos igualmente importantes, de cada día, que a la larga definen tu nivel para trabajar con clientes, tu jefe o tus compañeros. Porque ahí, en ese mensaje que vas a escribir dentro de media hora, está la diferencia entre un buen profesional y otro del montón.

Hay cinco detalles que a mí me gusta vigilar antes de enviar un correo importante. ¿Te parece que los veamos?

1Di primero y cuanto antes lo más importante

El Tiempo de todos es limitado. Y la Atención todavía más. Por eso te interesa evitar los rodeos y atrapar cuanto antes la Atención de la otra persona (sobre todo si son varios en copia). Además, mucha gente entendemos los prolegómenos como falta de claridad en la cabeza y poca profesionalidad. Aunque luego lo tengas que explicar o desglosar debidamente, es mejor poner cuanto antes lo más importante de lo que quieres decir. Ese será el “corazón” de tu mensaje.

2Utiliza puntos o una lista para separar

Es fácil que además del “corazón” de tu mensaje tengas que incluir varias cosas (siempre relacionadas con ese mismo tema). En vez de recurrir a párrafos que no tienen fin, es mejor separar y destacar esos puntos en forma de lista (guiones o lista de viñetas). De esa manera cada cosa que digas estará claramente identificada, tu correo quedará mejor estructurado, y la comunicación de cada cosa será mucho más redonda.

Lo hacemos bien en los correos donde nos la jugamos de verdad. Son esos otros importantes donde por las prisas o por la rutina, fallamos.

3No desarrolles frases o párrafos sino ideas

El problema de mucha gente es que no piensa antes de ponerse a teclear. Y eso tanto en los correos importantes como en el resto. Y eso, más que en un exceso de texto, se traduce en mensajes con demasiadas cosas, poco claros. Aprovecha esas listas o guiones para concentrar tus ideas como si fueran los titulares de una noticia. Identifica primero en tu cabeza la idea principal y concéntrala en pocas palabras en una línea o párrafo lo más pequeño posible.

4Incluye las tres coordenadas de oro

A la hora de coordinarte por Correo con los demás (encargar, delegar o revisar status de algo), hay tres palabras de oro (“coordenadas”) que siempre deberías incluir, y además de forma clara y muy explícita: Qué es lo que hay que hacer, Quién lo tiene que hacer, y Cuándo se tiene que hacer. Para mí el Cuándo es especialmente importante, por eso suelo resaltarlo en negrita o subrayado. Hazlo y ya verás qué diferencia.

5Haz una relectura y reduce a tope

Una rápida relectura es vital para: a) asegurarte de poner lo verdaderamente importante, y que no se te escapa nada; y b) reforzar la claridad de tu mensaje reduciendo todo el texto que puedas. No olvides que el exceso de palabras resta claridad, contundencia, y te hace perder tiempo a ti y a la otra persona que lo tiene que leer. Cuando hagas la relectura pregúntate: «Esta frase o comentario de aquí, ¿realmente es imprescindible en este correo?»

Una de las cosas con las que me comprometí cuando empecé a divulgar sobre Efectividad y Productividad Personal, fue poner el foco en las cosas pequeñas que repetimos y terminamos descuidando. Porque todo eso te marca hacia arriba o hacia abajo de un modo que ni te imaginas. La escritura de los correos (importantes) es una de esos cosas.

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