5 sencillos trucos de Excel para ahorrar hasta 10 horas a la semana

Repasamos algunas funciones de Excel fundamentales en tu trabajo o negocio para ahorrar varias horas de tiempo a la semana.

Pese a la aparición de aplicaciones multiplataforma más fáciles de usar para el almacenamiento de datos, Excel continúa dominando el mundo de los negocios. La herramienta de las hojas de cálculo de Microsoft continúa usándose para análisis complejos, modelos de pronóstico, inventarios, presupuestos, Business Inteligence, organización de proyectos y mucho más.

Aunque al principio se te haga un poco cuesta arriba, Excel solamente requiere un poco de práctica y su capacidad y amplias prestaciones permiten a cualquier usuario aprovechar sus utilidades tanto para proyectos personales como profesionales.  A continuación, repasamos hasta cinco funciones que te pueden hacer ahorrar hasta diez horas semanales, según destacan desde la revista Inc.

Crea una calculadora personalizada

Las capacidades de los cálculos en Excel van mucho más allá de simplemente agregar subtotales para ver el total general. Si te encuentras ejecutando los mismos cálculos complejos una y otra vez, deja que Excel se ocupe de ellos. Estos son los pasos:

  • Abre un nuevo archivo y etiqueta los campos para lo que te interese. Esto puede incluir tasas, períodos trimestrales, valor presente / futuro y pagos.
  • Selecciona la celda a la que deseas que vaya el resultado de cada uno de los campos etiquetados. Haz clic en “Insertar” y seleccione “Función” para abrir la ventana “Insertar función”. Luego selecciona “Financiero” para ver todas las funciones en el cálculo financiero.
  • Haz doble clic en el campo de elección etiquetado, que abrirá una ventana de argumentos de función. Completa los números de campo como los etiquetaste.
  • Haz clic en “Aceptar” y habrás terminado con la calculadora para esa etiqueta.
  • Ahora solamente deberás continuar con las etiquetas restantes.

Haz uso de las funciones contables

Excel está totalmente equipado para calculadoras de préstamos, informes financieros, seguimiento de gastos, pronósticos y planes presupuestarios. Las tablas dinámicas pueden ayudarlo a crear informes de resumen dinámicos a partir de datos sin procesar muy fácilmente, todo en una interfaz de arrastrar y soltar:

  • Si estás haciendo esto en una nueva hoja de cálculo, haga clic en la celda 1A y luego haz clic en la pestaña “Número” en la parte superior de la página.
  • En “Formato de celdas”, selecciona la opción “Contabilidad”. A menos que desee realizar ajustes adicionales, selecciona “Aceptar”. Puedes anular la selección de mostrar el símbolo de moneda si lo deseas en este punto.
  • Puede aplicar este formato a un rango de celdas seleccionando el rango de celdas que desees. Las fórmulas incorporadas que se pueden aplicar y modificar para personalizar incluyen el flujo de efectivo y la depreciación de activos.
  • Después de aplicar las fórmulas, continúe creando otras fórmulas que  derivan en nuevos encabezados de columna, como fecha, saldo y monto.

Transformar números en tablas y gráficos.

Todo lo que se necesita son unos pocos clics para transformar las filas y columnas de datos numéricos en tablas y gráficos, que son mucho más visuales y digeribles que el texto. Es un ahorro de tiempo importante para el análisis de datos:

  • Ingresa tus datos en la hoja de cálculo. Por ejemplo, A1 podría decir “Fecha” y B1 podría decir “Número de inscripciones”. A2 y B2 a la baja tendrían las entradas de datos, ya que se corresponden entre sí.
  • Cuando termines, seleccione la celda superior izquierda y, a continuación, mientras presiona “Mayúsculas”, haz clic en la celda inferior derecha para resaltar todos los datos.
  • Haz clic en la pestaña “Insertar” en la parte superior y selecciona “Gráfico” y “Gráficos recomendados”.
  • Haz clic en una opción de gráfico o en “Todos los gráficos” para obtener opciones adicionales.

Diseña calendarios y horarios diarios

Puedes usar Excel para trazar un calendario de contenido para tu sitio web y blog o mantener el horario de todos tus empleados.

  • Realiza una búsqueda de plantillas de horarios, que variarán según la versión de Excel que estés usando.
  • Obtén una vista previa de las plantillas de programación y descargue la más adecuada para abrirla en una nueva hoja de trabajo.
  • Modifica el texto y los colores según desees e ingresa los datos.

Obtener datos en vivo desde Internet

Excel puede actualizar automáticamente las cifras -precios de acciones, tasas de FX, resultados de juegos deportivos, datos de vuelos de aeropuertos y cualquier información en una base de datos compartida- desde una fuente de datos en vivo, algo que te aligerará notablemente la ardua tarea de la actualización manual. 

  • Esta funcionalidad se llama “Obtener y transformar” y no está disponible en la versión 2007, solamente en la de 2010 en adelante. Haz clic en “Consulta de energía” (o “Datos”> “Nueva consulta”> “De otras fuentes”> “Desde la web”)
  • En el cuadro “Desde la Web”, ingresa la URL -es posible que tengas que proporcionar información de credenciales de usuario- y haz clic en Aceptar. Power Query escaneará la página web y cargará los datos en el “Panel del navegador” en la “Vista de tabla”.
  • Selecciona la tabla a la que desea conectarse haciendo clic en la lista.
  • Haz clic en “Cargar” y los datos web se verán en su hoja de trabajo.

Fuente | Inc

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