Herramientas de Comunicación

6 cosas que ya deberías saber hacer en Excel (y cómo hacerlas)

Excel puede resultar una potente herramienta de gestión y administración de datos, pero a veces cuesta enfrentarse a ella. Te contamos 6 cosas que ya deberías saber hacer en Excel, y cómo hacerlas en el caso de que no sea realmente así.

Excel en realidad puede ser una herramienta increíblemente poderosa para analizar la información y encontrar exactamente lo que necesita, siempre que sepas cómo usarla correctamente.

De hecho, hay muchos trucos y herramientas útiles que puede utilizar, ya sea que sea un novato total o un experto establecido. Aquí hay seis cosas que definitivamente deberías saber cómo hacer en Excel. Son fáciles de aplicar y realmente te ahorran muchos quebraderos de cabeza.

Funciones matemáticas

El programa permite realizar todo tipo de funciones matemáticas de la manera más sencilla posible, por lo que deberías empezar a olvidarte de la calculadora.

Solo debes conocer las fórmulas con las que puedes aplicarlas. Aquí algunas de las operaciones más sencillas que deberías saber hacer en Excel:

  • Sumar: escribe “SUM =” en una celda en blanco en la que deseas que aparezca el total (el resultado), después haz clic en las celdas que deseas sumar, y luego presiona “Enter”.
  • Restar: escribe “=” en una celda en blanco donde quieres que se muestre la diferencia, haz clic en la celda en la que deseas restar, escriba “-“, y después cliquea en la otra celda que quieres restar. Después presiona “Enter”.
  • Multiplicar: escribe “=” en la celda donde quieres que aparezca el resultado, pincha en la celda del número que deseas multiplicar, escribe “*”, haz clic en la celda del otro número que desea multiplicar y nuevamente presiona enter .
  • Dividir: escriba “=” en una celda en blanco donde desea que aparezca el resto, haga clic en la celda del número que quieres dividir, escriba “/”, haga clic en la celda del otro número que deseas dividir y luego presiona enter .

Organizar Datos

Una de las principales funciones de las hojas de cálculo es su capacidad para poder almacenar y ordenar un montón de información.

En general Excel te será indispensable si tienes grandes bases de datos que administrar. Si quieres clasificar un listado de usuarios o clientes en relación con algún patrón como ciudad o apellido, con Excel es fácil recorrer todo su conjunto de datos y ordenarlo en una hoja de cálculo limpia y fácil de leer.

Primero selecciona toda la información que deseas ordenar. Para ello arrastra el cursor por todas las celdas o haciendo clic en el triángulo en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo para seleccionar todo. En este punto es fundamental que selecciones todo el conjunto (toda la tabla) y no solo la columna que quieres ordenar, para que las filas se mantengan intactas.

Después presione la pestaña “Datos” y haz clic en el botón “Ordenar”. Seleccione cómo deseas ordenar tus datos  y presiona “OK”.

Eliminar duplicados

Un clásico de las grandes bases de datos es que en muchas ocasiones contemos con un buen numero de información duplicada.  Con Excel puedes ser capaz de eliminar de manera rápida datos repetidos, una tarea que de otra forma resultaría terriblemente tediosa.

Para ello, resalta todo el conjunto de datos y presiona la pestaña “Datos”, después haz clic en la opción “Eliminar duplicados”. Tendrás que seleccionar las columnas en las que quieres que estos sean rastreados. Y para finalizar pulsa “OK”.

Debes de tener en cuenta incluir el mayor número de calificadores posibles ya que de otra manera podrías eliminar datos que no fueran realmente duplicados.  Es decir, si existen dos personas con el mismo nombre y no incluyes tener en cuenta dirección, Excel los eliminará pensando que son la misma persona, cuando no es así.

Fijar encabezados

Una de las tareas que es indispensable que manejes en Excel es la de poder ver en todo momento los encabezados de las tablas que tienes.

Resulta terriblemente incómodo avanzar por un listado largo y tener que volver hasta las primeras celdas para ver el nombre de las distintas columnas.

Para conseguir que los encabezados sean siempre visibles en Excel, haz clic en la fila de abajo al encabezado de tu columna, es decir la número 2, después ve a la pestaña View y presiona en la opción  “Freeze Panes” o“Congelar Paneles” .

Insertar fecha actual

Un atajo de Excel que te podrá ayudar a ganar tiempo es la opción de ingresar de manera automática la fecha actual en tu hoja de cálculo.

Para ello coloca el cursor en la celda en la que quieres que aparezca la fecha y presiona el atajo: Ctrl +;

Con este comando aparecerá la fecha actual en el espacio que has indicado.

Hacer un cambio en varias hojas

Si estás trabajando con una hoja de cálculo que contiene varias pestañas, puede resultar muy complicado y arduo tener que realizar los mismos cambios en cada una de ellas.

Para ello, Excel proporciona la opción de poder realizar un solo cambio y que se aplique en distintas pestañas a la vez. Para poder hacerlo, mantén presionada la tecla “Comando” o “Control” en tu teclado y selecciona las pestañas de tu libro donde quieres llevar cabo esas modificaciones.

Haz el cambio en la celda que lo requiere y después solo tienes que verificar que se ha aplicado en el resto de hojas de trabajo.  Así de fácil.

Vía | Go Skills

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