Correo y Agenda

8 trucos para gestionar el correo ahorrando tiempo y esfuerzo

A estas alturas del partido ya me habrás leído en más de una ocasión acerca de la gestión del email, pero es que es un tema en el que cometemos tantos errores y tan fácil de mejorar que podría estar horas contándote tácticas y trucos. De hecho ese fue el motivo de embarcarme en el Reto Email Detox 😉

Sea como sea, lo que está claro es que tu email es un gran agujero negro que se traga tu tiempo cada día. Porque si aún eres de los que revisan los emails en cuanto te llegan a la bandeja de entrada tienes que ser consciente de que tu día de trabajo se interrumpe constantemente y no eres capaz de mantener el foco en tus asuntos más importantes.¿He acertado o no?

Si de verdad quieres cambiar esta situación, dejar de perder tiempo, oportunidades, quedar mal con tus contactos y empieza a convertirte en alguien más efectivo en el trabajo.
Revisa los trucos que comparto y adóptalos ya ¡hoy mismo! ¿vamos?

1] PRIMER PASO PARA AHORRAR TIEMPO GESTIONANDO EL CORREO ELECTRÓNICO

Lo primero es lo primero. Porque de nada sirve proponerte ser todo un Caos Killer si tienes que entrar cada día en tres herramientas diferentes para revisar tus correos… ¡esto es una pérdida de tiempo!

Así que si aún no lo has hecho, te recomiendo que centralices la recepción de todos tus correos en Gmail. De este modo solo tendrás que entrar en un gestor de correo al día y podrás seguir respondiendo desde la dirección de email a la que te llegó el mensaje (aunque no sea Gmail).

Si necesitas ayuda echa un vistazo al tutorial que escribí para gestionar el correo en Gmail y centralizar todas tus cuentas.

Venga, impleméntalo antes de seguir, te espero aquí 😉 …

2] 8 HÁBITOS PARA MEJORAR TU GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO

Te prometo que si pones en marcha los tips que te cuento a continuación al menos ganarás media hora cada día al mejorar la forma en que te relacionas con tu herramienta de correo.

Media hora. ¡Media hora cada día! Para que hagas lo que te dé la gana con ella 😉
¿No te parece suficiente motivación? Pues venga, ponte las pilas y toma nota…

✔️ ¿Cuántas veces miras el correo al día? ¿cinco? ¿quince? ¿treinta y tres?
Pues a partir de ahora mismo decide que solo entrarás a tu gestor de correo dos veces al día, una a media mañana y otra a media tarde y ¡cúmplelo!
Te aseguro que se puede trabajar perfectamente sin estar pendiente del email. Te concentrarás mucho mejor en la tarea que estás haciendo y aprovecharás el día al máximo.
Pruébalo y me cuentas.

✔️ ¿Y qué vas a hacer mientras no revisas el correo?: Mantener la aplicación de email cerrada. Fin. Esto es innegociable eh?

✔️ Desconecta las notificaciones que recibes cuando te llega un nuevo email. Tanto en el ordenador como en el móvil o tablet.
Porque si te has propuesto no estar pendiente cada minuto del correo electrónico ¿qué sentido tiene que una notificación te moleste a cada momento?

✔️ No abras el mismo correo una y otra vez. Mientras estás en el hueco del día que dedicas a procesar los correos debes hacerlo de forma eficiente.
Esto quiere decir que cuando abres un correo lo tienes que procesar sí o sí. Nada de leerlo una y otra vez y dejarlo en la bandeja de entrada, ok?

✔️ Empieza haciendo un rápido escaneo de tu bandeja de entrada.
Un error muy frecuente es empezar a revisar los correos por el más antiguo, yo te aconsejo hacerlo de otro modo.
Primero echa un vistazo rápido a toda la bandeja de entrada y borra directamente los emails que incluso sin abrir sabes que son basura (si usas Gmail márcalos como “spam” y la herramienta irá aprendiendo tus preferencias).
Luego detecta los correos más importantes, ábrelos y déjalos resueltos.
Con los emails restantes ya puedes proceder desde el más antiguo si lo prefieres.

✔️ Aprovecha el escaneado inicial de tu bandeja de entrada para configurar reglas y filtros de correo.
De este modo los emails entrantes se etiquetarán de forma automática y tu inbox estará mucho más despejado.

✔️ Si abres un email y requiere de una acción por tu parte que no puedes realizar en ese momento, no lo vuelvas a cerrar y dejarlo ahí en tu bandeja de entrada. ¡Eso es una trampa!
Evita por todos los medios convertir tu aplicación de correo en una lista de tareas por hacer.
Mi consejo, y la forma en que yo trabajo, es que saques esa tarea del email añadiéndola a tu herramienta de tareas (hay apps y extensiones con las que puedes hacer esto con un solo clic), y elimina ese email de tu inbox, bien archivándolo o bien borrándolo si no lo vas a volver a necesitar.

✔️ Exprime al máximo tu herramienta de correo electrónico.
Yo utilizo Gmail desde hace años, la considero una fantástica herramienta para gestionar los emails, gratuita y con muchas aplicaciones y extensiones extra que me permiten automatizar mi correo.
Te recomiendo que conozcas a fondo la herramienta que usas para gestionar tus correos y le saques el máximo partido.
No te será difícil hacer cosas como configurar respuestas automáticas, crear una estructura de carpetas y etiquetas que se asignen según sea el tema del correo, definir una firma muy visual que aparecerá en el pie de todos tus emails, programar tu respuesta a un correo para que se envíe más tarde
A veces perdemos un montón de tiempo investigando sobre herramientas nuevas cuando apenas conocemos las funciones más básicas de algo tan importante como nuestro correo.

Un artículo escrito por Laura Ruiz

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