Telesecretarias

Antídoto GTD: Adiós a trabajar «A medida que surge»

Son las ocho de la mañana, llego a la oficina, abro el correo, treinta mensajes nuevos y pienso: ¡A por ellos!

Empiezo a seleccionar los que son basura: «a la papelera». Luego voy a por los fáciles (información que tengo a mano para enviar….): «cinco menos». Sigo por los que resuelvo rápido: «Otros cinco menos». Luego busco los que me ha enviado el jefe pidiéndome varios informes: «Otros tres fuera» y por último, ahí los dos puñeteros correos  que tras varias ojeadas no sé por dónde empezar y todavía me quedan 15 por leer.

De repente, suena el teléfono, un cliente pidiéndome de nuevo la oferta que le envié la semana pasada y le digo: «Ahora mismo te la envío».

¿Te suena? Esta forma de trabajar se llama  «A medida que surge». Es habitual y hasta cierto punto necesaria ahora bien, tienes que saber que no sólo afecta negativamente a tu productividad sino que además, te causa frustración o la sensación de «No he parado en todo el día y no he hecho nada» y estrés porque no paras de recibir cosas nuevas, empezarlas y solamente terminar un número limitado de ellas.

He dicho que es necesaria porque de vez en cuando, aunque uses GTD, vas a tener que dejar aparcado tu sistema y dedicarte de lleno a apagar algún fuego eso sí, un fuego es un fuego y no un simulacro de incendio. El reto es minimizar el tiempo que trabajas «A medida que surge» y trabajar «definiendo tu trabajo» (en GTD lo que hacemos es procesar organizar) o sobre tu «trabajo pre-definido» (pura ejecución: «A tachar»).

¿Cómo combatir trabajar «A medida que surge»?

José Miguel Bolívar en su libro «Productividad Personal: Aprende a Librarte del Estrés con GTD» expone un paralelismo entre el principio aplicado en una cadena de producción y el propuesto en GTD para el trabajo del conocimiento.

«Para que la persona que trabaja en la cadena de producción pueda trabajar limitándose a hacer, otras personas, las especializadas en métodos y procesos han tenido que haber definido el trabajo con anterioridad.

¿Y a ti, quién te define tu trabajo? Exacto, tú mismo. Luego definir el trabajo es tu otra forma de trabajar»

Al igual que en la cadena de produccion el hacer está separado del pensar, decidir y definir, en el trabajo del conocimiento , antes de ponerte a hacer, párate a pensar y mejor que hacer directamente lo que te venga a la mente o lo que tengas recopilado en tu bandeja de correo electrónico, revisa tu agenda y tus contextos: ahí está procesado y organizado lo que te has comprometido a hacer lo antes posible.

Ahora bien, para combatir el trabajo a medida que surge, es clave definir con precisión tu trabajo de manera que conviertas ese email que no sabes por dónde empezar en resultados evidentes y en acciones tachables. La idea es que a la hora de decidir qué hacer, sea igual de tachable ese email facilón que las acciones derivadas de ese correo que en principio no estaba claro. De lo contrario, si lo que organizas en la agenda o los contextos es menos tachable que el trabajo a medida que surge: lo fácil, lo rápido, lo que te gusta, lo que te mandan…Laborit sabía mucho de esto…es probable que sigas trabajando a medida que surge.

¿Cuál es tu plan de acción?

Si crees que usas GTD pero sigues trabajando a medida que surge, reflexiona porque algo pasa. Seguramente no estarás definiendo con precisión tus próximas acciones y el instinto natural de las personas para decidir qué hacer te empujará a seguir trabajando a medida que surge. Te animo a que inviertas más tiempo en la definición de tus próximas acciones y me cuentas.

Por otro lado, si te estás planteando utilizar GTD ya sabes el precio que pagas por no definir tu trabajo: frustración (llego a casa con sensación de no haber avanzado), estrés (todo el día sin parar con mil cosas en la cabeza)…Un primer paso podría ser invertir tiempo en definir con rigor y precisión qué tienes que hacer para luego ponerte con ello.

Y si ya usas GTD desde hace años y estás enganchado a trabajar sobre tu trabajo predefinido, adicto a tachar: ¿Cuáles han sido tus fortalezas para afianzar el hábito o qué lecturas interesantes recomendarías a los lectores para superar la barrera de trabajar «A medida que surge»?

Espero tus comentarios y muchas gracias por pasaros por el blog.

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