Correo y Agenda

Cuidado con el email, tu productividad peligra

Cuando entra un correo electrónico de un cliente, es fácil dejar de lado lo que sea que se está haciendo para priorizar responder a nuestro cliente de inmediato, esta circunstancia es mucho más evidente en los trabajadores por cuenta propia.

Pero, aunque es importante ser receptivo con los clientes, consultar y enviar constantemente correos electrónicos puede dañar su productividad. Continue Reading

Correo y Agenda

No sobreestimes la efectividad del email

La mayoría de de nosotros utilizamos el email como medio para comunicarnos en nuestras comunicaciones profesionales.

Indudablemente, el correo electrónico es un medio muy bueno de comunicarse, siempre que se sea consciente que el** la capacidad de influencia es bastante limitada**. Continue Reading

Correo y Agenda

Cuando te pongas con el correo… ponte de verdad

En estas páginas he hablado mucho de las consecuencias vivir en el Correochequearlo de forma compulsiva, o de empezar cada día leyéndolo de manera sistemática. Pero hay algo en lo que mucha gente sigue cayendo cada día: no lo ven como una tarea formal y seria, sino como un lugar al que se entra a curiosear o picotear.

El acto de procesar tu Correo y asignar acciones es una tarea como otras que haces en el día, y que seguramente te tomas más en serio. Tiene su(s) momento(s), exige Atención, y sobre todo una metodología, un sistema, una forma de procesar para hacer algo útil con tus mensajes, convertirlos en acciones, y salir cuanto antes de ahí.

Tratamos al Correo como esa TV que se queda encendida, que miramos cada dos por tres sin ponernos a ver nada en serio.

1Elige bien el momento y la frecuencia

Atender a tu Correo es una tarea que tienes que hacer sí o sí, y además en distintos momentos del día. Es una tarea repetitiva en toda regla. Debes elegir la mejor hora para hacerla en función de lo que te pide y lo que te da, en función de tu energía y también de tus necesidades.

¿Hay un número ideal de veces? No lo sé. Lo que sí sé es que hay que imponer un límite, o no podrás trabajar. TODOS tendemos a hacernos creer que lo tenemos que abrir más veces de lo que realmente es necesario. Decide tú, pero pon un tope. Y piensa que menos tiempo en el Correo significa más Tiempo-Energía para volcarte en otras cosas.

2Elimina distracciones. Atención plena ahí

Que el Correo no sea el corazón de tu trabajo no significa que no tengas que enchufarte a ello y hacerlo con total Atención. Sobre todo sin TUS Distracciones. Porque si mientras estás con el Correo, y te distraes (por ejemplo) con tu móvil o el navegador….

  • Alargarás y complicarás una tarea ya de por sí pesada y peligrosa.
  • Te costará más decidir qué hacer con cada mensaje, asignar acciones, identificar información, pedir…
  • Puede que se te escapen datos o detalles importantes dentro de alguno de esos mensajes.
  • Serás más lento a la hora de escribir nuevos mensajes. Lo que genera

3Trabaja con tu lista de tareas al lado

Detrás de muchos de tus mensajes encontrarás próximas tareas y acciones. Son cosas que tienes que hacer/encargar/pedir ese mismo día o en próximos días o semanas. Y eso son tareas puras y duras. Así que lo mejor es anotarlas cuanto antes, para evitar que se olviden, y para descargar tu cabeza de ruido. Cuando vayas leyendo e interpretando tus mensajes, ten bien cerca tu aplicación de tareas o tu libreta; para saltar ahí, anotar la tarea que corresponda, y volver al Email para seguir procesando el siguiente mensaje. Con toda la agilidad que puedas.

4Al terminar cierra la aplicación y a otra cosa

El procesado de tu Correo es una tarea que se empieza y se termina. Como otras muchas que haces dentro del día. Una vez la hayas completado, cierra la aplicación o la pestaña de tu navegador. De este modo no estarás mirando de reojo qué va entrando, mientras haces otras cosas. Evitarás multitarea, evitarás distracciones, y te acostumbrarás a compartimentar la tarea del Correo: tiene un momento, le dedicas un trozo de tu día pero una vez que la terminas, necesitas ese Tiempo-Energía-Atención para otras cosas… seguramente más importantes.

Vía: Tinkwasabi

Correo y Agenda

Google Drive estrena nuevo diseño: inspirado en el nuevo Gmail

El gigante de Mountain View introdujo cambios importantes en Gmail tanto a nivel de diseño como de funciones, un movimiento que ya os contamos con detalle en este artículo y que ahora han extendido a Google Drive en su versión web.

Como podemos ver en la imagen adjunta el nuevo Google Drive mantiene todas las claves de Material Design, un lenguaje de diseño que busca armonizar la interfaz y el acabado no sólo de los sistemas operativos de Google sino también de sus aplicaciones y servicios. Continue Reading

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Cómo firmar un documento PDF online gratis

Imprimir un documento para firmarlo y después escanearlo es una pérdida de tiempo. Hoy en TICBeat LAB te explicamos cómo firmar un documento PDF online gratis de manera rápida y sencilla, sin necesidad de instalar programas en tu ordenador.

Si cada vez que queremos firmar un documento tenemos que imprimirlo y después volver a escanearlo para enviarlo de vuelta al destinatario perdemos mucho tiempo, por mucho que existan apps que nos permitan escanear con el móvil.

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Correo y Agenda

El encriptado PGP, usado por la mayoría de correos electrónicos, es vulnerable

Una amenaza sobre el protocolo PGP permitiría a ciberatacantes abusar del contenido activo de los correos electrónicos HTML, por ejemplo, imágenes o estilos cargados externamente, para filtrar el texto sin formato de los e-mails cifrados.

La mayoría de plataformas de correo electrónico utilizan protocolos de encriptación que permiten proteger todas las comunicaciones que se producen de punto a punto, evitando que nuestros mensajes puedan ser interceptados por potenciales ciberdelincuentes. Uno de los mecanismos más comunes es la tecnología PGP (Pretty Good Privacy)… pero ahora está en entredicho. Continue Reading

Correo y Agenda

Cómo enviar un correo electrónico confidencial con Gmail

El nuevo diseño de Gmail incorpora una interesante característica: la opción de enviar correos electrónicos condifenciales cifrados que caducan pasado un tiempo.

 Gmail está de estreno ¡y vaya estreno! El servicio de correo electrónico de Google acaba de sufrir una de las mayores revoluciones desde que se creó, con nuevas características, como por ejemplo la opción de enviar correos electrónicos confidenciales en Gmail.

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Todas las novedades de la última actualización de Gmail y cómo activarla

Gmail ha lanzado una de sus mayores actualizaciones desde la última vez que cambio el servicio en 2012. Te contamos todas las novedades de la última actualización de Gmail, destinadas a mejorar tu productividad, y cómo puedes activarla en tu cuenta de correo.

Gmail ya de por si es una herramienta clave para la productividad del empleado, sobre todo si sabes sacarle el máximo provecho, pero con la última actualización parecen haber mejorado la experiencia aún más. Continue Reading

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Correo gratuito para manejar tu empresa, aunque te lo parezca no es buena idea

Para muchas personas, autónomos y pequeñas empresas, el correo electrónico no deja de ser una forma de contacto casi obligada, algo que utilizan porque todo el mundo lo hace y tienes que tener este canal. Puede que ellos utilicen mucho más el teléfono en su día a día, pero lo cierto es que al final acaban dando su correo electrónico a la mayor parte de sus clientes, provedores, etc. Por eso aunque lo pueda parecer, utilizar un correo gratuito para la empresa no es una buena idea.

Gmail, Yahoo o Hotmail antes y Outlook.com ahora son las opciones más populares. Se empieza utilizando el mismo correo que ya utilizábamos para uso personal. En el mejor de los casos se ha abierto otra cuenta con el nombre del negocio o empresa, ya que es una forma de mantener el correo tal y como lo conocemos, la misma forma de gestión que hasta ahora nos ha funcionado. Continue Reading

Correo y Agenda

Google prueba correos electrónicos que se eliminan automáticamente en Gmail

Hace unos días os contamos que Google estaba trabajando en un importante lavado de cara para Gmail, y que además de un cambio de diseño tenían pensado introducirnovedades funcionales interesantes así como mejoras a nivel de seguridad.

Gmail es uno de los clientes de correo más utilizados a día de hoy en todo el mundo, así que la introducción de cambios y novedades de primer nivel merece una especial atención, sobre todo cuando nos encontramos un la posibilidad de enviar mensajes con una fecha de caducidad. Continue Reading

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