Correo y Agenda

¿Y si tener la bandeja de entrada llena de mails no fuera tan malo?

Para muchos una bandeja de entrada del correo vacía es sinónimo de productividad, pero cuidado, porque si esto se convierte en una obsesión al final puede quitar tanto tiempo como una llena de emails y desordenada.

El correo electrónico ejerce un efecto psicológico sobre nosotros muy poderoso. Por un lado activa el impulso primario de buscar recompensas; no podemos dejar de consultar la bandeja de entrada para ver si nos llega algún email interesante o con buenas noticias. Pero por otro también activa el extrés, porque lo asociamos a mayores cargas de trabajo.

El ansia por saber si tenemos novedades o tareas pendientes hace que muchos revisen su correo electrónico cada poco tiempo, algo que, según demuestran muchos estudios, mata la productividad. Solamente revisar el mail consume el 28% del tiempo del trabajo semanal de un profesional medio, lo que equivale a 650 horas al año.

Por eso, para evitarlo, lo mejor es silenciar las alertas y dedicar dos ratos de media hora cada día para comprobar el correo electrónico, responder emails y hacer limpieza.

Esto último, tener la bandea de entrada limpia, es la obsesión de muchos, porque creen que es sinónimo de eficacia y productividad. 

Aunque hay muchas herramientas que sirven para sanearla, clasificando los correos por carpetas, programándolos y eliminando automáticamente aquellos que superan cierto tiempo, estos usuarios siempre terminan revisando que todo esté en su sitio y no haya ningún mensaje pendiente o emails inútiles que haya que borrar (normalmente, más de la mitad de los que recibe).

Pero esto también consume tiempo y al final resta esa productividad que se pretendía lograr. Sólo eliminado emails un usuario medio pierde 5 minutos diarios, que son 24 horas al año.

Es mejor asumir que una bandeja de entrada impoluta es casi una utopía y que es probable que los emails que sean inclasificables automáticamente o no se puedan filtrar, no se correspondan con tareas importantes o asuntos que haya que responder de inmediato (que por otro lado, no suelen ser tan frecuentes como nuestra mente nos hace creer).

Además, si después de varios días, un profesional medio no viera movimientos alguno en su bandeja de entrada, también se preocuparía porque algo no está yendo como debe.

Vía | Inc

Correo y Agenda

Cómo recuperar espacio y limpiar tu correo de Gmail de forma rápida

Si tu almacenamiento de Gmail se encuentra al límite, puedes intentar recuperarlo eliminando los correos que ya no necesitas. Aquí te mostramos cómo hacerlo.

Al crear una cuenta de Gmail, Google te regala 15 GB de espacio gratuito para tus datos. Ese espacio se comparte con Google Drive y otros servicios de Google por lo que puedes quedarte sin espacio para tus correos. Aquí te mostramos cómo recuperar espacio en tu correo de Gmail para seguir usándolo.

Saca la basura

Aunque pueda parecer evidente, una de las primeras cosas que debes hacer para recuperar espacio en tu cuenta de Gmail es vaciar la papelera de tu cuenta de correo ya que, a pesar de que los elementos que envías a esta carpeta se eliminan automáticamente al cabo de 30 días, es una forma rápida de recuperar un valioso espacio al instante.

Para ello, solo tienes que hacer clic sobre clic sobre la carpeta Papelera en el panel lateral izquierdo. Si no encuentras esta opción entre las carpetas de este panel, haz clic en la opción Más para desplegar todas las opciones y allí aparecerá.

Una vez dentro de esta carpeta, haz clic en el enlace Vaciar la Papelera ahora que encontrarás en la parte superior.

La carpeta Spam es otra de las carpetas que puedes vaciar para recuperar espacio en tu correo de Gmail esta carpeta, al igual que sucede en el caso de la Papelera, se vacía progresivamente cuando los elementos van cumpliendo 30 días, pero continúa siendo una forma eficaz de deshacerte de toda la basura y liberar espacio de almacenamiento en Gmail. Si quieres eliminar todos los correos Spam de tu Gmail de un plumazo, solo tienes que hacer clic en el enlace Eliminar todos los correos Spam ahora que encontrarás en la parte superior de la pantalla

Busca los adjuntos más pesados

Otro método para liberar megas en tu almacenamiento de Gmail consiste en buscar los correos antiguos o que ya no te son útiles que contienen adjuntos muy pesados. Estos correos, al provenir de una fuente fiable y no haber sido eliminados cuando ya han dejado de serte útiles, permanecen archivados en tu cuenta de Gmail y ocupando un espacio que ahora puedes necesitar.

Por suerte, la barra de búsqueda de Gmail es tan potente como la del buscador de Google y comparte con ella las órdenes de búsqueda para encontrar archivos adjuntos en tu cuenta de Gmail con unas características muy concretas, por lo que escribiendo las órdenes de búsqueda adecuadas conseguirás que estos correos salgan de sus oscuros rincones olvidados para liberar el espacio que ocupan.

Uno de los comandos para encontrar los correos con los archivos adjuntos más pesados es Size, con la que podrás establecer un filtro de búsqueda para que Gmail te muestre todos los correos mayores de un determinado peso.

Para realizar esta búsqueda, escribe en la barra de búsquedas de Gmail la orden: size:5m, para encontrar todos aquellos correos que contengan archivos adjuntos con un peso superior a 5 MB. Puedes cambiar este tamaño para afinar mejor la búsqueda.

También puedes utilizar los comandos Larger:, Larger_than:, Smaller: o Smaller_than: seguido del tamaño mínimo (o máximo) de archivo que quieras encontrar.

Por otro lado, también puedes realizar búsquedas por antigüedad de tus correos de Gmail. De ese modo, podrás encontrar más fácilmente los correos más antiguos y que ya probablemente no necesites.

Para ello solo tienes que escribir la siguiente orden: older: Año/mes/día, indicando la fecha de búsqueda en el orden indicado. Como resultado, aparecerán todos los correos que guardes anteriores a la fecha establecida. También puedes realizar la misma búsqueda con el comando After:Año/mes/día para encontrar correos anteriores a la fecha indicada.

Para optimizar la búsqueda de correos antiguos en Gmail, puedes combinar ambas órdenes creando una búsqueda que filtre los correos anteriores a una determinada fecha, y que además contengan archivos adjuntos con un tamaño determinado.

Consíguelo escribiendo size:5m older:Año/mes/día en la barra de búsqueda de Gmail y se listarán los correos que cumplan ambos requisitos. Después solo tendrás que eliminar aquellos que ya no necesites.

Otro truco interesante para localizar los correos con adjuntos más pesados es combinar los comandos de búsqueda por tamaño y fecha que ya te hemos, con la extensión del archivo adjunto (ZIP, RAR, MP4, AVI, PPT, PPTX, etc).

Para ello solo tienes que escribir la extensión del archivo al final de los comandos que te hemos indicado antes.

Al crear tu cuenta de Gmail, ésta queda automáticamente configurada como correo IMAP y, por ese motivo, lo mires desde el dispositivo que lo mires, los correos se mantienen sincronizados.

Pero, si quieres, puedes descargar a tu ordenador todos los correos de tu cuenta de Gmail y liberar todo el espacio que estos ocupan, cambiando su configuración y convirtiéndolo en un correo de tipo POP3.

De ese modo, cada vez que descargas los nuevos correos desde el gestor de correo de tu ordenador, estos se eliminarán del servidor de Gmail.

Esta configuración se lleva a cabo desde el menú Configuración al que accedes haciendo clic sobre la rueda dentada en la esquina superior derecha de la interfaz de Gmail.

Después, accede a la pestaña Reenvío y correo POP/IMAP y, en el apartado Descarga de correo POP, marca la casilla Habilitar POP para todos los mensajes. En esta misma sección, elige la forma en la que se comportarán los mensajes una vez los descargues a tu equipo. En este caso, puedes elegir Eliminar la copia de Gmail para liberar espacio.

Ten en cuenta que la única copia de esos correos se mantiene solo en el gestor de correo del ordenador desde el que los descargas, por lo que procura realizar copias de seguridad de tus correos de forma periódica.

Artículo publicado en Computerhoy

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Todoist anuncia su integración con Google Calendar

Era una de las características más demandadas por sus usuarios: la posibilidad de visualizar las tareas creadas en Todoist en Google Calendar. Y por fin ha llegado. La que es una de las aplicaciones de productividad personal más importantes del mercado, anuncia su integración con el calendario de Google. Y lo que resulta más interesante: cualquier cambio que hagamos en Google Calendar sobre esas tareas, también se reflejará en Todoist.

Para disfrutar de esta sincronización bidireccional, deberemos habilitarla en el menú de configuración de la propia Todoist, pulsando en el botón “Conectar a Google Calendar” en la pestaña de integraciones.

Una vez autorizamos la integración, las tareas con una fecha y/o hora de vencimiento en Todoist se añadirán automáticamente al calendario de Google Calendar que seleccionemos.  De la misma forma, cualquier evento creado en el calendario se añadirá automáticamente al proyecto Todoist que hayamos determinado.  Todas las tareas creadas desde Google Calendar tendrán una etiqueta por defecto @gcal (que podremos cambiar una vez hayamos conectado ambos servicios).

Aquellos usuarios que estén utilizando servicios como Ifttt o Zapier podrían descubrir tareas repetidas, por lo que nuestra recomendación, si deciden integrar Google Calendar en Todoist, es que deshabiliten estos canales en los anteriores servicios.

Un artículo publicado en Muy Pymes

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Cómo disculparse por correo si un proyecto no está listo a tiempo

En ocasiones por mucho que nos organicemos resulta imposible finalizar un proyecto antes de la fecha límite establecida. Descubre cómo disculparte por correo por el retraso.

Llevas semanas trabajando en un proyecto a medida que se acerca la fecha límite, y a la vez la cruda realidad: no te da tiempo a acabarlo.

Sin duda se trata de una situación estresante que provoca una reacción muy común, pensar la mejor mentira para cubrirse las espaldas. Sin embargo, es mucho mejor aceptar la situación e ir de cara enviando un correo sincero disculpándote por el retraso. Continue Reading

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Ocho clientes de correo que te harán olvidarte de Outlook

El correo electrónico sigue siendo muy importante para la mayoría de las empresas. Muchas de ellas siguen teniendo cuentas con buzones muy limitados, lo que implica tener que descargar el correo electrónico en local para poder almacenar un histórico sin tener que borrar. Vamos a ver ocho clientes de correo que te harán olvidarte de Outlook en tu trabajo.

Vaya por delante que Outlook me parece una herramienta fantástica para la gestión de correo. Lo que ocurre es que, en ocasiones, la versión que tienen muchas empresas es muy antigua, 2003 o 2007 y ya no da respuesta a sus necesidades. Esto implica en muchos casos adquirir una nueva versión de Microsoft Office, cuando Word, Excel o PowerPoint sí están funcionando correctamente. Vamos a ver qué alternativas tenemos para sustituirlo. Continue Reading

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Al redactar un email, evita las emociones

Todos tenemos problemas con la forma de comunicar las emociones por correo electrónico.

Sin señales normales como el tono de la voz o las expresiones corporales, la falta de comunicación puede presentarse fácilmente.

La gente sobreestima su capacidad de transmitir emociones en el correo electrónico. La forma más sencilla de evitar confusiones es declarar explícitamente la emoción que desea transmitir. Continue Reading

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Trucos para aprovechar Google Calendar al máximo

Google Calendar destaca por su utilidad y practicidad al estar integrado con el resto de los sistemas; descubre estos 10 trucos para sacarle el máximo provecho.

Google Calendar es una herramienta esencial a la hora de organizar y planificar la rutina diaria. Se trata del calendario en soporte digital más popular a escala mundial; no sólo viene integrado en los dispositivos que empleen el sistema operativo de Android, sino que también está disponible para iOS, y con la nueva actualización está totalmente adaptado para funcionar en cualquier iPad.

Además, destaca por ofrecer funciones útiles y cómodas al sincronizarse con el resto de los servicios de Google, como el gmail. Por ello, es una pena contar con una herramienta tan práctica, y no saber sacarle todo el jugo.

Google Calendar brinda más ventajas que un calendario convencional, ¿por qué lo usarías como si fuera uno más?

Descubre estos 10 trucos para usar Google Calendar y conviértete en el maestro de la organización:

  • Incluye todos tus eventos de gmail: Google Calendar tiene la capacidad de detectar automáticamente los eventos en los correos electrónicos, ahorrándote el trámite de guardarlos manualmente. Accede a la sección de “Configuración”, pulsa en “Eventos de Gmail” y activa la función.
  • Programa más de una agenda: Si eres una persona con una vida ajetreada, tal vez sólo un calendario se quede corto. Te resultará útil poder repartir tus eventos en distintas agendas; por ejemplo, una para tus encuentros sociales y otra para asuntos profesionales. Configurarlo pulsando en “Mis calendarios” que encontrarás en Google Calendar en la barra lateral izquierda y pulsa en la función “Crear un calendario”.
  • Recibe tu agenda diaria en un correo matinal: Insisto, aprovecha la sincronización. Puedes configurarlo de manera que recibas diariamente un correo con los eventos que tengas programados. Podrás programarlo accediendo al apartado de “Configuración” y pulsando en “Calendario”. Ahí encontrarás tus agendas, donde podrás pulsar en “Editar notificaciones” y accediendo al apartado “Elige cómo quieres que te avisen” debes activar la “Agenda diaria”.
  • ¿Tareas pendientes?: Bajo la lista de tus calendarios encontrarás la opción “Tareas”; pulsándolo se añadirá un nuevo apartado a la derecha donde anotar todos esos asuntos pendientes que rondan tu cabeza. Además, si incluyes una fecha de vencimiento, aparecerán en tu calendario.
  • Añade localizaciones: Cómo se ha mencionado anteriormente, Google Calendar se integra con diversos servicios, incluido Google Maps. Añade la localización a tus eventos y pincha directamente sobre ella y te redirigirá al gps para que puedas encontrar la mejor ruta para llegar a tu destino y no perder el tiempo dando vueltas como una peonza.
  • Cuadra una fecha con tus compañeros: En ocasiones ponerse de acuerdo para fijar una fecha puede llegar a ser un auténtico infierno. Tranquilo, la función “encontrar un hueco” está aquí para salvarte de tediosas discusiones y cambios. La encontrarás en la página de crear un evento nuevo, y tan sólo tendrás que añadir a los individuos que vayan a acudir, lo cual te permitirá visualizar sus agendas y cuadrar un momento que vaya bien a todo el mundo. Eso sí, tendrás que tener acceso a sus calendarios y tiene un límite de 20 invitados.
  • Para gustos, los colores: ¿Eres una persona algo desorganizada con muchas cosas que hacer? Distingue y prioriza tus labores por colores. Visualmente te será más fácil identificar qué tienes que hacer y el tipo de tarea que es.
  • Incluye la previsión del tiempo: ¿Estás planeando un día en la sierra o una barbacoa en tu jardín? El mal tiempo podría ser un chasco. Anticípate y ten la previsión meteorológica siempre a mano. En el apartado de Configuración encontrarás la sección “General” donde podrás “Mostrar el tiempo de mi región”. Para que funcione adecuadamente es necesario que añadas la ubicación.
  • Comparte tu calendario con usuarios que ni si quiera tengan gmail: Si quieres compartir tu agenda con un usuario de gmail es bastante sencillo: tan sólo tendrás pinchar en la flecha al lado de cada calendario (situado en el lateral izquierdo) y pulsar en compartir. Para que aquellos que no tengan una cuenta gmail puedan tener acceso, deberás cambiar la configuración de privacidad en el mismo apartado por el cual lo compartes, haciendo público tu calendario; a continuación en el apartado “detalles de tu calendario” encontrarás una dirección URL que podrás copar y pegar cómodamente.
  • Olvídate de los problemas de conexión: Si estás de viaje carecer de conexión puede convertirse en un problema. No obstante, en el ordenador puedes acceder a tus contenidos del calendario offline. Descarga la aplicación web de Google Calendar en Chrome y activa el modo “Sin conexión” en “Configuración”.

Escrito por Christiane Drummond

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Los asuntos de email que no deberías usar nunca más

La primera impresión es muy importante, y esto también se aplica a los correos electrónicos que envías a nivel personal o profesional. En lo tocante a la línea de asunto, existen ciertos contenidos muy poco recomendables.

El correo electrónico es una de las herramientas de trabajo más usadas junto al software de trabajo colaborativo y las aplicaciones de gestión de tareas. Cuidar como lo manejas, el vocabulario y las estructuras que empleas al enviar un email o las estrategias para que los destinatarios de tus mensajes te respondan es muy importante. Entre todos los elementos básicos que componen un correo electrónico, hoy destacaremos uno especialmente interesante que debes trabajar: se trata de la línea de asunto.  Continue Reading

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10 palabras que sobran en un correo o documento de empresa

¿Te has percatado alguna vez de la gran cantidad de vocablos innecesarios que utilizas a la hora de redactar un correo electrónico? En este artículo te hablamos de algunas palabras que deberías tachar (casi) para siempre de los emails.

El experto autor de la revista Inc, John Brandon, señala diez palabras que casi siempre sobran a la hora de redactar un correo electrónico para que este resulte más efectivo, obtengas un mayor índice de respuesta y sea más claro y preciso para tu destinatario, ya sea o no conocido. En muchas ocasiones sobrecargamos nuestra redacción de adverbios, dificultando la comprensión del mensaje final y haciendo más farragosa la lectura.

Lo que debes tener claro es que no es que debas suprimir para siempre las siguientes palabras en emails, textos, documentos de negocio o proyectos empresariales, sino reflexionar acerca de su capacidad para agregar información y aportar valor añadido a tu mensaje. Normalmente, los siguientes diez vocablos son totalmente superfluos y prescindibles. 

10 palabras que no aportan nada a tus emails

  • Posiblemente: Antes de escribir esta palabra, trata de encontrar la respuesta a la cuestión que plantea, de esta manera tus correos electrónicos y documentos serán mucho más claros y directos.
  • De verdad: ¿Ayuda esta expresión en algo? No, de hecho puede generar más confusión. Si quieres añadir énfasis, explica la importancia del tema o reunión a tratar desarrollándola en un pequeño párrafo. 
  • Muy: No pasa nada por utilizarla una vez, pero si tu email o texto está repleta de este adverbio, corres serio peligro de hacer el tema más confuso, saturar a tu receptor y parecer demasiado motivado o enérgico.
  • Ciertamente: Es otra forma perezosa de no desmenuzar los detalles, por lo que es mejor esperar a una reunión en persona o realiza una breve explicación.
  • Tal vez: De nuevo, denota inseguridad y no es precisa ni genera confianza. “Tal vez podría hacer prácticas en su empresa” suena sin duda mucho peor que “estaría encantada de hacer prácticas en su empresa”. 
  • Probablemente:  De nuevo, solamente sugiere vaguedad y no fortalece el texto.
  • Podría: Otra muestra de lenguaje débil como “quizás”, “a lo mejor” o “acaso”.
  • Definitivamente: Énfasis innecesario que dificulta la lectura, En la mayoría de los casos, exponer claramente la cuestión es lo que te hace parecer más definido.
  • Bastante: Esta es una palabra totalmente innecesaria que no suele agregar nada a la conversación. De hecho, puede quitarse en casi todos los casos según la opinión de John Brandon.

Vía | Inc