Correo y Agenda

Ocho clientes de correo que te harán olvidarte de Outlook

El correo electrónico sigue siendo muy importante para la mayoría de las empresas. Muchas de ellas siguen teniendo cuentas con buzones muy limitados, lo que implica tener que descargar el correo electrónico en local para poder almacenar un histórico sin tener que borrar. Vamos a ver ocho clientes de correo que te harán olvidarte de Outlook en tu trabajo.

Vaya por delante que Outlook me parece una herramienta fantástica para la gestión de correo. Lo que ocurre es que, en ocasiones, la versión que tienen muchas empresas es muy antigua, 2003 o 2007 y ya no da respuesta a sus necesidades. Esto implica en muchos casos adquirir una nueva versión de Microsoft Office, cuando Word, Excel o PowerPoint sí están funcionando correctamente. Vamos a ver qué alternativas tenemos para sustituirlo. Continue Reading

Correo y Agenda

Al redactar un email, evita las emociones

Todos tenemos problemas con la forma de comunicar las emociones por correo electrónico.

Sin señales normales como el tono de la voz o las expresiones corporales, la falta de comunicación puede presentarse fácilmente.

La gente sobreestima su capacidad de transmitir emociones en el correo electrónico. La forma más sencilla de evitar confusiones es declarar explícitamente la emoción que desea transmitir. Continue Reading

Correo y Agenda

Trucos para aprovechar Google Calendar al máximo

Google Calendar destaca por su utilidad y practicidad al estar integrado con el resto de los sistemas; descubre estos 10 trucos para sacarle el máximo provecho.

Google Calendar es una herramienta esencial a la hora de organizar y planificar la rutina diaria. Se trata del calendario en soporte digital más popular a escala mundial; no sólo viene integrado en los dispositivos que empleen el sistema operativo de Android, sino que también está disponible para iOS, y con la nueva actualización está totalmente adaptado para funcionar en cualquier iPad.

Además, destaca por ofrecer funciones útiles y cómodas al sincronizarse con el resto de los servicios de Google, como el gmail. Por ello, es una pena contar con una herramienta tan práctica, y no saber sacarle todo el jugo.

Google Calendar brinda más ventajas que un calendario convencional, ¿por qué lo usarías como si fuera uno más?

Descubre estos 10 trucos para usar Google Calendar y conviértete en el maestro de la organización:

  • Incluye todos tus eventos de gmail: Google Calendar tiene la capacidad de detectar automáticamente los eventos en los correos electrónicos, ahorrándote el trámite de guardarlos manualmente. Accede a la sección de “Configuración”, pulsa en “Eventos de Gmail” y activa la función.
  • Programa más de una agenda: Si eres una persona con una vida ajetreada, tal vez sólo un calendario se quede corto. Te resultará útil poder repartir tus eventos en distintas agendas; por ejemplo, una para tus encuentros sociales y otra para asuntos profesionales. Configurarlo pulsando en “Mis calendarios” que encontrarás en Google Calendar en la barra lateral izquierda y pulsa en la función “Crear un calendario”.
  • Recibe tu agenda diaria en un correo matinal: Insisto, aprovecha la sincronización. Puedes configurarlo de manera que recibas diariamente un correo con los eventos que tengas programados. Podrás programarlo accediendo al apartado de “Configuración” y pulsando en “Calendario”. Ahí encontrarás tus agendas, donde podrás pulsar en “Editar notificaciones” y accediendo al apartado “Elige cómo quieres que te avisen” debes activar la “Agenda diaria”.
  • ¿Tareas pendientes?: Bajo la lista de tus calendarios encontrarás la opción “Tareas”; pulsándolo se añadirá un nuevo apartado a la derecha donde anotar todos esos asuntos pendientes que rondan tu cabeza. Además, si incluyes una fecha de vencimiento, aparecerán en tu calendario.
  • Añade localizaciones: Cómo se ha mencionado anteriormente, Google Calendar se integra con diversos servicios, incluido Google Maps. Añade la localización a tus eventos y pincha directamente sobre ella y te redirigirá al gps para que puedas encontrar la mejor ruta para llegar a tu destino y no perder el tiempo dando vueltas como una peonza.
  • Cuadra una fecha con tus compañeros: En ocasiones ponerse de acuerdo para fijar una fecha puede llegar a ser un auténtico infierno. Tranquilo, la función “encontrar un hueco” está aquí para salvarte de tediosas discusiones y cambios. La encontrarás en la página de crear un evento nuevo, y tan sólo tendrás que añadir a los individuos que vayan a acudir, lo cual te permitirá visualizar sus agendas y cuadrar un momento que vaya bien a todo el mundo. Eso sí, tendrás que tener acceso a sus calendarios y tiene un límite de 20 invitados.
  • Para gustos, los colores: ¿Eres una persona algo desorganizada con muchas cosas que hacer? Distingue y prioriza tus labores por colores. Visualmente te será más fácil identificar qué tienes que hacer y el tipo de tarea que es.
  • Incluye la previsión del tiempo: ¿Estás planeando un día en la sierra o una barbacoa en tu jardín? El mal tiempo podría ser un chasco. Anticípate y ten la previsión meteorológica siempre a mano. En el apartado de Configuración encontrarás la sección “General” donde podrás “Mostrar el tiempo de mi región”. Para que funcione adecuadamente es necesario que añadas la ubicación.
  • Comparte tu calendario con usuarios que ni si quiera tengan gmail: Si quieres compartir tu agenda con un usuario de gmail es bastante sencillo: tan sólo tendrás pinchar en la flecha al lado de cada calendario (situado en el lateral izquierdo) y pulsar en compartir. Para que aquellos que no tengan una cuenta gmail puedan tener acceso, deberás cambiar la configuración de privacidad en el mismo apartado por el cual lo compartes, haciendo público tu calendario; a continuación en el apartado “detalles de tu calendario” encontrarás una dirección URL que podrás copar y pegar cómodamente.
  • Olvídate de los problemas de conexión: Si estás de viaje carecer de conexión puede convertirse en un problema. No obstante, en el ordenador puedes acceder a tus contenidos del calendario offline. Descarga la aplicación web de Google Calendar en Chrome y activa el modo “Sin conexión” en “Configuración”.

Escrito por Christiane Drummond

Correo y Agenda

Los asuntos de email que no deberías usar nunca más

La primera impresión es muy importante, y esto también se aplica a los correos electrónicos que envías a nivel personal o profesional. En lo tocante a la línea de asunto, existen ciertos contenidos muy poco recomendables.

El correo electrónico es una de las herramientas de trabajo más usadas junto al software de trabajo colaborativo y las aplicaciones de gestión de tareas. Cuidar como lo manejas, el vocabulario y las estructuras que empleas al enviar un email o las estrategias para que los destinatarios de tus mensajes te respondan es muy importante. Entre todos los elementos básicos que componen un correo electrónico, hoy destacaremos uno especialmente interesante que debes trabajar: se trata de la línea de asunto.  Continue Reading

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10 palabras que sobran en un correo o documento de empresa

¿Te has percatado alguna vez de la gran cantidad de vocablos innecesarios que utilizas a la hora de redactar un correo electrónico? En este artículo te hablamos de algunas palabras que deberías tachar (casi) para siempre de los emails.

El experto autor de la revista Inc, John Brandon, señala diez palabras que casi siempre sobran a la hora de redactar un correo electrónico para que este resulte más efectivo, obtengas un mayor índice de respuesta y sea más claro y preciso para tu destinatario, ya sea o no conocido. En muchas ocasiones sobrecargamos nuestra redacción de adverbios, dificultando la comprensión del mensaje final y haciendo más farragosa la lectura.

Lo que debes tener claro es que no es que debas suprimir para siempre las siguientes palabras en emails, textos, documentos de negocio o proyectos empresariales, sino reflexionar acerca de su capacidad para agregar información y aportar valor añadido a tu mensaje. Normalmente, los siguientes diez vocablos son totalmente superfluos y prescindibles. 

10 palabras que no aportan nada a tus emails

  • Posiblemente: Antes de escribir esta palabra, trata de encontrar la respuesta a la cuestión que plantea, de esta manera tus correos electrónicos y documentos serán mucho más claros y directos.
  • De verdad: ¿Ayuda esta expresión en algo? No, de hecho puede generar más confusión. Si quieres añadir énfasis, explica la importancia del tema o reunión a tratar desarrollándola en un pequeño párrafo. 
  • Muy: No pasa nada por utilizarla una vez, pero si tu email o texto está repleta de este adverbio, corres serio peligro de hacer el tema más confuso, saturar a tu receptor y parecer demasiado motivado o enérgico.
  • Ciertamente: Es otra forma perezosa de no desmenuzar los detalles, por lo que es mejor esperar a una reunión en persona o realiza una breve explicación.
  • Tal vez: De nuevo, denota inseguridad y no es precisa ni genera confianza. “Tal vez podría hacer prácticas en su empresa” suena sin duda mucho peor que “estaría encantada de hacer prácticas en su empresa”. 
  • Probablemente:  De nuevo, solamente sugiere vaguedad y no fortalece el texto.
  • Podría: Otra muestra de lenguaje débil como “quizás”, “a lo mejor” o “acaso”.
  • Definitivamente: Énfasis innecesario que dificulta la lectura, En la mayoría de los casos, exponer claramente la cuestión es lo que te hace parecer más definido.
  • Bastante: Esta es una palabra totalmente innecesaria que no suele agregar nada a la conversación. De hecho, puede quitarse en casi todos los casos según la opinión de John Brandon.

Vía | Inc