Correo y Agenda | Blog de Telesecretarias - Part 6
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8 trucos para gestionar el correo ahorrando tiempo y esfuerzo

A estas alturas del partido ya me habrás leído en más de una ocasión acerca de la gestión del email, pero es que es un tema en el que cometemos tantos errores y tan fácil de mejorar que podría estar horas contándote tácticas y trucos. De hecho ese fue el motivo de embarcarme en el Reto Email Detox 😉

Sea como sea, lo que está claro es que tu email es un gran agujero negro que se traga tu tiempo cada día. Porque si aún eres de los que revisan los emails en cuanto te llegan a la bandeja de entrada tienes que ser consciente de que tu día de trabajo se interrumpe constantemente y no eres capaz de mantener el foco en tus asuntos más importantes.¿He acertado o no? Continue Reading

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Consejos para triunfar con el email marketing

¿Buscas la combinación perfecta entre email marketing + digital retail + ventas + engagement?

La industria del retail y del comercio electrónico lo tiene claro, su respuesta es: Sí, pero,

¿Cuál es el secreto de esta receta?

Nada es imposible si apuestas por una estrategia basada en:

Una mayor segmentación de audiencias: segmentar, segmentar y volver a segmentar hasta… ¡El infinito y más allá!.

Impresiona a tu audiencia con un vídeo, el contenido rey de Internet. Continue Reading

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Enviar mailing como método para fidelizar clientes

Seguro que alguna vez has escuchado la frase de que “lo difícil no es conseguir clientes, sino fidelizarlos”. Razón no le falta, pero tiene algún que otro matiz esta frase.

Las campañas de mailing suelen estar enfocadas a conseguir compras impulsivas mediante información comercial, pero también es una técnica muy útil para la hora de fidelizar clientes.

Hoy vamos a aprender todo lo necesario para empezar a fidelizar clientes con la técnica de marketing directo más eficaz, el mailing. Continue Reading

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8 cosas que seguro no sabías que podías hacer con Google Drive

Introducido por Google el 24 de abril de 2012, Drive es el sustituto de Google Docs, un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Cada usuario cuenta con 15 gigabytes de espacio gratuito para almacenar sus archivos, ampliables mediante pago. Es accesible por su página web desde ordenadores y dispone de aplicaciones para iOS y Android, que permiten editar documentos y hojas de cálculo.

Si bien solemos usar Drive como solución ofimática en la nube, sobre todo para crear y modificar los documentos colaborativamente, esta herramienta permite que podamos realizar otras acciones que seguro no conoces.

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MailTrack: entérate cuando se han leído tus e-mails

Cuantas veces no has enviado un correo y te preguntas si ya lo habrán leído, ¿por qué tardan tanto en responder?, ¿será que llegó o no llegó?. Con la vida digital que llevamos todos hoy en día, es difícil estar desconectados y desaparecer por completo, solo basta revisar nuestros estados en redes sociales, clientes de mensajería, o la hora de última conexión en WhatsApp para que la gente sepa que estamos conectados de alguna manera.

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Una ojeada al Calendario en Hightrack

Cuando hace dos años empecé a pensar en crear una aplicación de productividad, una de las primeras cosas que me dije fue esta: «¿por qué la gran mayoría de las aplicaciones de organización y tareas no tienen un calendario?» Tareas y eventos son cosas distintas, sin lugar a dudas. Pero las dos van de la mano y son parte esencial de toda tu actividad.

¿Cómo vas a construir un plan de trabajo y tareas para mañana sin tener claro cómo de complicado o desahogado pinta tu día?

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¿Y si tener la bandeja de entrada llena de mails no fuera tan malo?

Para muchos una bandeja de entrada del correo vacía es sinónimo de productividad, pero cuidado, porque si esto se convierte en una obsesión al final puede quitar tanto tiempo como una llena de emails y desordenada.

El correo electrónico ejerce un efecto psicológico sobre nosotros muy poderoso. Por un lado activa el impulso primario de buscar recompensas; no podemos dejar de consultar la bandeja de entrada para ver si nos llega algún email interesante o con buenas noticias. Pero por otro también activa el extrés, porque lo asociamos a mayores cargas de trabajo.

El ansia por saber si tenemos novedades o tareas pendientes hace que muchos revisen su correo electrónico cada poco tiempo, algo que, según demuestran muchos estudios, mata la productividad. Solamente revisar el mail consume el 28% del tiempo del trabajo semanal de un profesional medio, lo que equivale a 650 horas al año.

Por eso, para evitarlo, lo mejor es silenciar las alertas y dedicar dos ratos de media hora cada día para comprobar el correo electrónico, responder emails y hacer limpieza.

Esto último, tener la bandea de entrada limpia, es la obsesión de muchos, porque creen que es sinónimo de eficacia y productividad. 

Aunque hay muchas herramientas que sirven para sanearla, clasificando los correos por carpetas, programándolos y eliminando automáticamente aquellos que superan cierto tiempo, estos usuarios siempre terminan revisando que todo esté en su sitio y no haya ningún mensaje pendiente o emails inútiles que haya que borrar (normalmente, más de la mitad de los que recibe).

Pero esto también consume tiempo y al final resta esa productividad que se pretendía lograr. Sólo eliminado emails un usuario medio pierde 5 minutos diarios, que son 24 horas al año.

Es mejor asumir que una bandeja de entrada impoluta es casi una utopía y que es probable que los emails que sean inclasificables automáticamente o no se puedan filtrar, no se correspondan con tareas importantes o asuntos que haya que responder de inmediato (que por otro lado, no suelen ser tan frecuentes como nuestra mente nos hace creer).

Además, si después de varios días, un profesional medio no viera movimientos alguno en su bandeja de entrada, también se preocuparía porque algo no está yendo como debe.

Vía | Inc

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Cómo recuperar espacio y limpiar tu correo de Gmail de forma rápida

Si tu almacenamiento de Gmail se encuentra al límite, puedes intentar recuperarlo eliminando los correos que ya no necesitas. Aquí te mostramos cómo hacerlo.

Al crear una cuenta de Gmail, Google te regala 15 GB de espacio gratuito para tus datos. Ese espacio se comparte con Google Drive y otros servicios de Google por lo que puedes quedarte sin espacio para tus correos. Aquí te mostramos cómo recuperar espacio en tu correo de Gmail para seguir usándolo.

Saca la basura

Aunque pueda parecer evidente, una de las primeras cosas que debes hacer para recuperar espacio en tu cuenta de Gmail es vaciar la papelera de tu cuenta de correo ya que, a pesar de que los elementos que envías a esta carpeta se eliminan automáticamente al cabo de 30 días, es una forma rápida de recuperar un valioso espacio al instante.

Para ello, solo tienes que hacer clic sobre clic sobre la carpeta Papelera en el panel lateral izquierdo. Si no encuentras esta opción entre las carpetas de este panel, haz clic en la opción Más para desplegar todas las opciones y allí aparecerá.

Una vez dentro de esta carpeta, haz clic en el enlace Vaciar la Papelera ahora que encontrarás en la parte superior.

La carpeta Spam es otra de las carpetas que puedes vaciar para recuperar espacio en tu correo de Gmail esta carpeta, al igual que sucede en el caso de la Papelera, se vacía progresivamente cuando los elementos van cumpliendo 30 días, pero continúa siendo una forma eficaz de deshacerte de toda la basura y liberar espacio de almacenamiento en Gmail. Si quieres eliminar todos los correos Spam de tu Gmail de un plumazo, solo tienes que hacer clic en el enlace Eliminar todos los correos Spam ahora que encontrarás en la parte superior de la pantalla

Busca los adjuntos más pesados

Otro método para liberar megas en tu almacenamiento de Gmail consiste en buscar los correos antiguos o que ya no te son útiles que contienen adjuntos muy pesados. Estos correos, al provenir de una fuente fiable y no haber sido eliminados cuando ya han dejado de serte útiles, permanecen archivados en tu cuenta de Gmail y ocupando un espacio que ahora puedes necesitar.

Por suerte, la barra de búsqueda de Gmail es tan potente como la del buscador de Google y comparte con ella las órdenes de búsqueda para encontrar archivos adjuntos en tu cuenta de Gmail con unas características muy concretas, por lo que escribiendo las órdenes de búsqueda adecuadas conseguirás que estos correos salgan de sus oscuros rincones olvidados para liberar el espacio que ocupan.

Uno de los comandos para encontrar los correos con los archivos adjuntos más pesados es Size, con la que podrás establecer un filtro de búsqueda para que Gmail te muestre todos los correos mayores de un determinado peso.

Para realizar esta búsqueda, escribe en la barra de búsquedas de Gmail la orden: size:5m, para encontrar todos aquellos correos que contengan archivos adjuntos con un peso superior a 5 MB. Puedes cambiar este tamaño para afinar mejor la búsqueda.

También puedes utilizar los comandos Larger:, Larger_than:, Smaller: o Smaller_than: seguido del tamaño mínimo (o máximo) de archivo que quieras encontrar.

Por otro lado, también puedes realizar búsquedas por antigüedad de tus correos de Gmail. De ese modo, podrás encontrar más fácilmente los correos más antiguos y que ya probablemente no necesites.

Para ello solo tienes que escribir la siguiente orden: older: Año/mes/día, indicando la fecha de búsqueda en el orden indicado. Como resultado, aparecerán todos los correos que guardes anteriores a la fecha establecida. También puedes realizar la misma búsqueda con el comando After:Año/mes/día para encontrar correos anteriores a la fecha indicada.

Para optimizar la búsqueda de correos antiguos en Gmail, puedes combinar ambas órdenes creando una búsqueda que filtre los correos anteriores a una determinada fecha, y que además contengan archivos adjuntos con un tamaño determinado.

Consíguelo escribiendo size:5m older:Año/mes/día en la barra de búsqueda de Gmail y se listarán los correos que cumplan ambos requisitos. Después solo tendrás que eliminar aquellos que ya no necesites.

Otro truco interesante para localizar los correos con adjuntos más pesados es combinar los comandos de búsqueda por tamaño y fecha que ya te hemos, con la extensión del archivo adjunto (ZIP, RAR, MP4, AVI, PPT, PPTX, etc).

Para ello solo tienes que escribir la extensión del archivo al final de los comandos que te hemos indicado antes.

Al crear tu cuenta de Gmail, ésta queda automáticamente configurada como correo IMAP y, por ese motivo, lo mires desde el dispositivo que lo mires, los correos se mantienen sincronizados.

Pero, si quieres, puedes descargar a tu ordenador todos los correos de tu cuenta de Gmail y liberar todo el espacio que estos ocupan, cambiando su configuración y convirtiéndolo en un correo de tipo POP3.

De ese modo, cada vez que descargas los nuevos correos desde el gestor de correo de tu ordenador, estos se eliminarán del servidor de Gmail.

Esta configuración se lleva a cabo desde el menú Configuración al que accedes haciendo clic sobre la rueda dentada en la esquina superior derecha de la interfaz de Gmail.

Después, accede a la pestaña Reenvío y correo POP/IMAP y, en el apartado Descarga de correo POP, marca la casilla Habilitar POP para todos los mensajes. En esta misma sección, elige la forma en la que se comportarán los mensajes una vez los descargues a tu equipo. En este caso, puedes elegir Eliminar la copia de Gmail para liberar espacio.

Ten en cuenta que la única copia de esos correos se mantiene solo en el gestor de correo del ordenador desde el que los descargas, por lo que procura realizar copias de seguridad de tus correos de forma periódica.

Artículo publicado en Computerhoy

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Todoist anuncia su integración con Google Calendar

Era una de las características más demandadas por sus usuarios: la posibilidad de visualizar las tareas creadas en Todoist en Google Calendar. Y por fin ha llegado. La que es una de las aplicaciones de productividad personal más importantes del mercado, anuncia su integración con el calendario de Google. Y lo que resulta más interesante: cualquier cambio que hagamos en Google Calendar sobre esas tareas, también se reflejará en Todoist.

Para disfrutar de esta sincronización bidireccional, deberemos habilitarla en el menú de configuración de la propia Todoist, pulsando en el botón “Conectar a Google Calendar” en la pestaña de integraciones.

Una vez autorizamos la integración, las tareas con una fecha y/o hora de vencimiento en Todoist se añadirán automáticamente al calendario de Google Calendar que seleccionemos.  De la misma forma, cualquier evento creado en el calendario se añadirá automáticamente al proyecto Todoist que hayamos determinado.  Todas las tareas creadas desde Google Calendar tendrán una etiqueta por defecto @gcal (que podremos cambiar una vez hayamos conectado ambos servicios).

Aquellos usuarios que estén utilizando servicios como Ifttt o Zapier podrían descubrir tareas repetidas, por lo que nuestra recomendación, si deciden integrar Google Calendar en Todoist, es que deshabiliten estos canales en los anteriores servicios.

Un artículo publicado en Muy Pymes

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Cómo disculparse por correo si un proyecto no está listo a tiempo

En ocasiones por mucho que nos organicemos resulta imposible finalizar un proyecto antes de la fecha límite establecida. Descubre cómo disculparte por correo por el retraso.

Llevas semanas trabajando en un proyecto a medida que se acerca la fecha límite, y a la vez la cruda realidad: no te da tiempo a acabarlo.

Sin duda se trata de una situación estresante que provoca una reacción muy común, pensar la mejor mentira para cubrirse las espaldas. Sin embargo, es mucho mejor aceptar la situación e ir de cara enviando un correo sincero disculpándote por el retraso. Continue Reading