Correo y Agenda

Cómo conseguir que todo el mundo responda a tus emails

¿Te sientes frustrado cuando el destinatario de tu correo electrónico no responde a tus correos electrónicos? Utiliza las siguientes claves para aumentar tus probabilidades de éxito y mejorar tus índices de respuesta al email.

El correo electrónico absorbe una considerable porción de nuestro tiempo laboral, por lo que una de nuestras principales preocupaciones es que los destinatarios nos respondangestionemos adecuadamente la bandeja de entrada y convirtamos esta herramienta en un medio productivo de trabajo, contacto con clientes o proveedores o hilo de comunicación para freelances y compañeros de trabajo.

Cabe tener en cuenta que de antemano, dependiendo del grado de ocupación del destinatario, de la hora del día -es recomendable enviarlo durante la jornada laboral y el huso horario del país del destinatario- del nivel de saturación de su bandeja de entrada, tus probabilidades de obtener respuesta oscilarán. La buena noticia es que, pese a que no puedas controlar todos los factores que intervienen en su reacción, puedes acometer ciertas acciones para incrementar tus posibilidades.

5 claves para que te respondan a los correos electrónicos

  • Elige el asunto apropiado: Debes ser extremadamente cauto y hábil con este aspecto, rechazando líneas de asunto como URGENTE POR FAVOR LEER !!!/Actualización o “Re” -intentando incitar al destinatario a pensar que está respondiendo a un correo anterior-. Tampoco es recomendable no incluir asunto en el correo electrónico, mientras que lo ideal es que este  sea sintético, atractivo y eficaz, ciñéndose al tema que quieras abordar.
  • El potencial de explicar el porqué en el cuerpo del email: De forma más explícita o implícita, es importante aportar al destinatario del mensaje unarazón convincente que justifique tu contacto.
  • Facilita la respuesta: El autor y experto en comunicación, Zak Slayback remarca que la solicitud debe ser todo lo específica posible, teniendo en cuenta que la otra persona no querrá estar una eternidad respondiendo, punto por punto, a un email eterno. A más concreción, más posibilidades de éxito tendrás y mejor gestionarás tus esfuerzos. Si quieres preguntar más cosas o ampliar el debate o la propuesta, existen otros medios que puedes usar a posteriori como el teléfono o la videollamada. 
  • Para los emails de empleo, utiliza la técnica de la imitación: Para ello, debes reparar en las palabras usadas para describir la oferta y el tipo de lenguaje que la compañía utiliza. De esta manera, puedes aplicarla en el texto del email. Para describir tus valores, usa sinónimos de las exigencias y cualidades requeridas en la oferta de empleo. y un tono parecido.
  • Cuida el vocabularioEntre las cosas que no debes hacer al mandar un emailse encuentra tomarte licencias como un tono demasiado causal o amistoso, especialmente si no conoces en persona al destinatario. Evita exclamaciones, los emojis, texto en colores, fuentes tipográficas infantiles o escritura abreviada tipo SMS. Rosalinda Oropeza Randall, autora del libro “Don´t Burp in the Boardroom” subraya la importancia de la formalidad, “sobre todo con personas de diferentes generaciones, que tienen barreras idiomáticas o que prefieren un tono más tradicional”.

Escrito por Andrea Núñez-Torrón Stock

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