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Cómo crear una factura en Excel

Te contamos algunas funciones que te resultarán imprescindibles para poder crear y generar tus propias facturas en Excel. Fórmulas que además de ayudarte a ganar tiempo y mayor profesionalidad en tus facturas te ayudarán en otras tareas de Excel.

Excel es sin duda una herramienta poderosa y desde TICbeat te hemos ofrecido ya una serie de consejos, posibilidades y tutoriales a través de los cuales profundizar en tus conocimientos sobre el conocido programa de Microsoft, que van desde  crear una web hasta trucos ocultos o atajos con los que moverte mejor en Excel .

Para esta ocasión queremos mostrarte cómo crear una factura en Excel. Una sencilla forma con la que no solo podrás generar y organizar mejor tus facturas, sino que dadas las fórmulas que vamos a mostrarte para ello podrás también comenzar a conocer funciones de Excel que serán muy útiles para otras tareas del programa.

En este tutorial te explicamos las funciones, BUSCARV, SI.ERROR, SI para poderavanzar de manera más productiva y profesional en tus faturas.

Para ello antes de todo deberás haber generado tu propia plantilla de factura a través de Excel. La forma para ello es muy sencilla, en un nuevo documento del programa deberás generar las columnas necesarias para incluir los detalles requeridos en toda factura.

Para ello por un lado deberás incluir todo lo relativo a tu empresa, como es el nombre, la dirección, el CIF o NIF y el contacto. Y después los relativos al cliente al que le vamos a emitir dicha factura. Todo ello será el encabezado del folio, y después en la parte posterior quedará la información relativa al trabajo o servicio desarrollado, bajo el nombre de concepto.

Una información que nunca debes olvidar es el número de factura y la fecha de emisión de cada una de ellas. Recuerda que para cada una de estas celdas es imprescindible que incluyas el formato requerido, es decir en fechas formato fecha o en presupuesto formato monedas.

Después deberás incluir columnas necesarias para la base, el tipo de IVA , precio con y sin IVA e importe total. Una vez que tu factura incluye todos estos elementos pasamos a decirte como utilizar dichas funciones con las que gestionar mejor tus facturas y ahorrar mucho tiempo.

La función BUSCARV en Excel

La función BUSCARV en Excel nos aportará una buena ayudar en nuestras facturas a la hora de realizar búsquedas por columnas en una matriz de datos. Pongamos por ejemplo que en nuestra factura debemos completar información de una serie de productos como puede ser referencia y descripción del mismo. Y esos datos se obtienen de otra matriz o tabla que contiene toda la información.

Para evitar completar una por una esas celdas y poder equivocarnos al movernos de una tabla a otra, la función buscarV en Excel nos permitirá introducir la información relativa a ese producto directamente desde nuestra factura. Para ello antes deberíamos tener codificada en otra tabla la información de los productos del tipo: código de producto,descripción, tipo de IVA y precio.

Una vez que tenemos esto la función BuscarV nos permitirá que al configurar la fórmula según nuestros requisitos, al introducir en la factura el código de producto se completo automáticamente la casilla descripción.

Para ello nos situamos en la casilla donde queremos que aparezca la información y escribimos ˭, que es el comando para indicar a Excel que vamos a utilizar una fórmula, después incluimos BuscarV, una vez que indicamos que tipo de función abrimos paréntesis para introducir los datos (.

El primer dato incorporado hace alusión a lo que queremos buscar, para ello hacemos clic en la celda donde vamos a introducir código de producto y escribimos ; para separar un parámetro de otro. Ahora introduciremos el dato relativo a donde queremos que busque esa información y nos iremos a la tabla productos en la cual tenemos los datos que nos interesan y allí los seleccionamos. Pulsamos F4 para fijar los datos y de nuevo ; .

Tras esto, el nuevo elemento deberá ser el número de la columna en el que queremos que aparezca dicha información y después de poner ; indicaremos que el valor sea FALSO para exigir que tenga una coincidencia exacta. Es decir si introducimos un código erróneo no se completaría ninguna información y nos daría error.

Función SiERROR en Excel

Si introducimos un código erróneo nos aparece en la casilla descripción un mesanje de #N/A y al pinchar en la casilla un rombo amarillo con una exclamación que indica un mensaje:hay un valor no disponible para la fórmula o función.

Para poder modificar estos mensajes de error y que sean más entendibles podemos servirnos de la función SiERROR de Excel.

Para llevar a cabo un tratamiento de los errores en Excel y poder facilitar la experiencia del usuario, deberemos colocarnos al principio de toda la fórmula elaborada anteriormente con =BUSCARV.

Para ello nos colocamos al principio de la fórmula y entre el = y BUSCARV escribimos SiERROR con lo que estamos diciendo que si al aplicar esta fórmula del BUSCARv se detecta cualquier valor erróneo deberá devolver el mensaje que le indiquemos para ello, nos colocaremos al final de la fórmula, es decir, después del FALSO) y escribimos ; para indicar que vamos a introducir otro parámetro, en este caso el mensaje que queremos que aparece.

Este mensaje deberás ser escrito entrecomillado, y debería ser un mensaje claro que no deje dudas, en este caso directamente podemos indicar un  ˶No existe˶. Una ve escrito cerramos el paréntesis, ) y pulsamos intro para poder ejecutar el comando. Y así habremos modificado nuestro error en Excel.

Función SI en Excel

Después de llevar a cabo la función para poder tratar los errores en Excel,podemos comprobar que si no completams ningún dato en la casilla de producto, la tabla lo trata entonces como error y aparece en la descripción el mensaje de No existe.

Para evitar este pequeño fallo, podemos hacer uso de la función SI en Excel que nos permite realizar una acción u otra dependiendo de una condición que especifiquemos.

Para ello nos colocamos nuevamente en el inicio de la fórmula y escribimos Si. Ahora nuestra fórmula debería empezar de esta manera= Si(Si.ERROR(BUSCARV.

Para indicar al programa que queremos que se aplique cuando la casilla sea distinta de blanco, deberemos pinchar en dicha casilla para indicarle dónde debe tener en cuenta los cambios y el parámetro distinto que en Excel es <> y dos comillas para decir que significa blanco”””” . Después pondremos ; para cerrar el argumento.

Aquí te dejamos un video tutorial de Aulaclic para que puedas ver todo esto de manera más sencilla.

Escrito por Cristina Fernández Esteban

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