Correo y Agenda

¿Por qué ya no llamamos en las empresas y se prefiere el envío de correo electrónico?

Muchas empresas tienen una herramienta básica para la gestión de su negocio en el día a día en el correo electrónico. Tanto que para muchas empresas causa un mayor trastorno un problema con el correo que quedarse sin teléfono. Quizás esta es una de las razones por las que el número de llamadas desciende en muchas empresas y se prefiere el envío de mensajes por correo.

Se trata de una herramienta que nos permite la comunicación o el intercambio de información, pero que es mucho más que una llamada de teléfono. Es una base de datos o una especie de notaría electrónica de las conversaciones. Además tenemos tiempo para estructurar la información que incluimos, releer y modificar antes de enviar el mensaje.

La comunicación por correo puede ser mucho más efectiva y clara

El correo electrónico es un medio de comunicación asíncrono. No necesitamos, ni esperamos, que la otra persona esté conectado al correo justo en el momento que lo enviamos para que lo reciba. Por lo tanto una gran ventaja es que es menos intrusivo que una llamada y no interrumpe, a menos que él lo desee, a nuestro interlocutor. Nada urgente se debería enviar por correo electrónico, al menos sin una comunicación fehaciente previa avisando del envío, ya sea por teléfono u otros medios.

El correo facilita el intercambio documental, algo que no se puede hacer con la simple llamada. Pero también incluir información extra para que el destinatario la utilice si considera oportuno, como serían los enlaces a páginas web o documentos online. También si es un tema largo, es más fácil estructurar bien la información, de forma más visual y que facilite la lectura y comprensión por parte de nuestro interlocutor.

Un uso ineficiente del correo hace que se convierta en un ladrón de tiempo para el empleado

Pero también hay que tener cuidado, puesto que cuando el correo electrónico se utiliza como si fuera mensajería instantánea pierde gran parte de su atractivo. En este caso son mensajes rápidos y sin demasiada información, donde se mantiene una conversación, pero que quizás luego es más complicado seguir el hilo.

Lo que me llama la atención es que a pesar de la importancia que se le concede a esta herramienta de comunicación, muchas empresas invierten lo mínimo posible en ella, hasta el extremo de seguir utilizando correos personales en lugar de corporativos. Esto las hace más ineficaces, especialmente en entornos de movilidad o multidispositivo, algo de lo más frecuente hoy en día.

Si sabes combinar ambos, ahorrarás mucho tiempo

Utilizar uno u otro no es exclusivo. Enviar un correo no implica que no se puede hacer una llamada a dicho cliente. Eso si, llamar inmediatamente después de enviar el correo para saber si lo han recibido está mal visto, a pesar de ser una práctica bastante frecuente. Se puede llamara para introducir un asunto y advertir que luego se envían más detalles por correo, o cuando ha pasado un tiempo prudencial y no hemos recibido respuesta.

También hay temas más delicados, que muchas veces no se quieren dejar por escrito, el primer contacto con un cliente o una cadena de mensajes tan larga que es necesario contactar directamente para volver a centrar el tema. Después, una vez de acuerdo se puede enviar un correo resumen para que conste el acuerdo al que se ha llegado. Por último, para cualquier cuestión urgente la llamada supone la mejor opción de contacto.

Un artículo escrito por Carlos Roberto

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